Le document à remettre dépend du montant reçu. Si le paiement est complet, vous établissez une quittance de loyer. S’il est partiel, vous établissez un reçu de paiement partiel. Un document inadapté crée un doute sur ce que le locataire a réellement payé.
La quittance atteste un paiement intégral
La quittance de loyer atteste que le loyer et les charges de la période ont été payés en totalité. Dès que le paiement est complet, le bailleur la remet au locataire sans frais.
Elle mentionne en général :
- l’identité du bailleur et du locataire ;
- l’adresse du logement ;
- la période concernée ;
- le montant du loyer et celui des charges ;
- la date du paiement ;
- la signature du bailleur ou de son représentant.
La quittance constate un paiement déjà intervenu. L’avis d’échéance, lui, réclame le règlement à venir.
Le reçu constate un paiement partiel
Remettez un reçu de paiement partiel. Il indique le montant reçu et le solde restant dû.
Une quittance atteste un paiement complet. Le reçu partiel inscrit la dette restante dans le décompte. Chacun peut ainsi vérifier les sommes versées. Cette trace sert aussi lors de la restitution du dépôt de garantie, où un loyer impayé peut être retenu.
Ce qu’il faut garder
Quittance
Paiement intégral du loyer et des charges sur la période.
Reçu de paiement partiel
Paiement incomplet, avec le solde restant dû.
Avis d’échéance
Appel de paiement, avant tout règlement.
Dans les trois cas, conservez une copie. En cas de contestation, vous pourrez vous appuyer sur cette trace plutôt que sur le souvenir de l’échange.
Gratuite, et sur demande
La quittance se remet gratuitement au locataire, lorsqu’il la demande. Vous pouvez la transmettre par mail, à condition qu’il ait donné son accord.
Un locataire qui réclame sa quittance peut passer par le modèle officiel de demande, envoyé par lettre recommandée. Mieux vaut la remettre sans attendre : c’est la pièce qui prouve, des deux côtés, ce qui a été payé.
La quittance doit distinguer le loyer et les charges dans le détail des sommes versées. service-public.fr publie un modèle de demande et un modèle de quittance.
Les erreurs qui coûtent du temps
- Remettre une quittance pour un paiement partiel, pour « ne pas bloquer » le locataire. Le document est faux et devra être corrigé.
- Écrire « octobre » sans l’année. Le document devient ambigu dès le mois suivant.
- Mélanger loyer et charges. La provision sur charges est régularisée une fois par an ; la quittance doit faire apparaître les deux montants.
- Dater l’impression plutôt que le règlement. C’est la date du paiement qui compte.
Et si le locataire ne paie pas du tout ?
Sans paiement, vous ne délivrez aucun de ces deux documents. Envoyez une relance écrite. Si la situation persiste, suivez les procédures prévues par la loi. Conservez chaque échange dès le début pour ne pas reconstituer l’historique six mois plus tard.
Sources
- Quittance de loyer : comment l’obtenir ? — Service-Public.fr
- Paiement du loyer par le locataire (bail d’habitation) — Service-Public.fr
- Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 — Légifrance
Cet article décrit la pratique courante et les règles générales de la loi du 6 juillet 1989. Il ne remplace pas un conseil juridique.
